تعریف سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
سیستم مدیریت یکپارچه (Integrated Management System) که به اختصار IMS گفته می شود، یک رویکرد جامع برای مدیریت فرآیندهای سازمانی است. سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به معنای ادغام چندین سیستم مدیریت، به گونه‌ای است که هم‌افزایی بین این سیستم‌ها ایجاد شود. این سیستم به جای اینکه سازمان مجبور باشد استانداردهای مدیریتی مختلف را به صورت جداگانه پیاده‌سازی و مدیریت کند، با ادغام آنها در یک سیستم مشترک، بهرهوری و کارایی بیشتری را فراهم می‌آورد.
سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) بعد از پیاده سازی و ترکیب شدن چند سیستم مدیریتی دیگر تحت عنوان گواهینامه IMS برای سازمان ها و شرکتهای صادر می شود. گواهینامه IMS به منظور صدور دارای چندین اجزای اصلی می باشد. اخذ گواهینامه IMS و همچنین پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه ، مطمئنا مزایای ارزشمندی را برای سازمان ها و شرکت ها به همراه خواهد داشت.
تعریف سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
سیستم مدیریت یکپارچه (Integrated Management System) که به اختصار IMS گفته می شود، یک رویکرد جامع برای مدیریت فرآیندهای سازمانی است. سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به معنای ادغام چندین سیستم مدیریت، به گونه‌ای است که هم‌افزایی بین این سیستم‌ها ایجاد شود. این سیستم به جای اینکه سازمان مجبور باشد استانداردهای مدیریتی مختلف را به صورت جداگانه پیاده‌سازی و مدیریت کند، با ادغام آنها در یک سیستم مشترک، بهرهوری و کارایی بیشتری را فراهم می‌آورد.
این سیستم‌ها معمولاً شامل مدیریت کیفیت، مدیریت محیط زیست و مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی هستند، اما می‌توانند سایر استانداردها و سیستم‌ها مانند مدیریت انرژی یا امنیت اطلاعات را نیز شامل شوند.
سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) بعد از پیاده سازی و ترکیب شدن چند سیستم مدیریتی دیگر تحت عنوان گواهینامه IMS برای سازمان ها و شرکتهای صادر می شود.
اجزای اصلی گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
گواهینامه IMS به منظور صدور دارای چندین اجزای اصلی می باشد که در زیر خدمتتان ارائه می گردد:
1- سیاست‌ها و اهداف: IMS بر اساس مجموعه‌ای از سیاست‌ها و اهداف مشترک ایجاد می‌شود که با الزامات استانداردهای مدیریتی مختلف همخوانی دارند. این سیاست‌ها معمولاً بر اساس تمرکز سازمان بر کیفیت، حفاظت از محیط زیست، و ایمنی و بهداشت کارکنان تدوین می‌شوند.
2- فرآیندها و رویه‌ها: فرآیندهای مدیریت یکپارچه به گونه‌ای طراحی می‌شوند که بتوانند نیازهای چندین استاندارد مدیریتی را به صورت همزمان پوشش دهند. برای مثال، یک فرآیند ممیزی داخلی ممکن است نیازهای ممیزی کیفیت، زیست محیطی و ایمنی را پوشش دهد.
3- ساختار سازمانی و منابع: ساختار مدیریتی و تخصیص منابع در سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به شکلی طراحی می‌شود که به تمامی بخش‌های سیستم پاسخگو باشد. منابع مالی، نیروی انسانی و فناوری‌های مورد نیاز به صورت یکپارچه مدیریت می‌شوند تا از بهینه‌سازی منابع و کاهش هزینهها اطمینان حاصل شود.
4- مستندسازی و کنترل سوابق: در سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)، مستندسازی و مدیریت سوابق به صورت یکپارچه انجام می‌شود. این موضوع به کاهش حجم مستندات و ساده‌سازی رویه‌ها کمک می‌کند و باعث افزایش کارایی در مدیریت اسناد سازمانی می‌شود.
مزایای اخذ گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
سازمانها و شرکتهایی که به دنبال اخذ گواهینامه IMS و همچنین پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه می باشند، مطمئنا از مزایای عالی دریافت گواهینامه IMS برخوردار خواهند شدکه در ادامه ی این مقاله به مهمترین آنها اشاره می شود. این مزایا عبارت اند از:
1- کاهش هزینهها: سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) از طریق بهینه‌سازی فرآیندها و ادغام سیستم‌های مدیریتی مختلف، هزینه‌های مرتبط با اجرای چند سیستم جداگانه را کاهش می‌دهد. مدیریت یکپارچه از تکرار کارها و اتلاف منابع جلوگیری می‌کند.
2- بهبود بهرهوری: اجرای یک سیستم مدیریتی واحد به جای چند سیستم مجزا باعث کاهش پیچیدگی‌ها و افزایش هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. این بهبود هماهنگی و ساده‌سازی فرآیندها منجر به افزایش بهرهوری سازمان خواهد شد.
3- بهبود مطابقت با الزامات قانونی و استانداردها: IMS با تلفیق الزامات استانداردهای مختلف در یک سیستم واحد، به سازمان کمک می‌کند تا به طور مؤثرتر و کارآمدتر به الزامات قانونی و استانداردهای مختلف پاسخ دهد.
4- کاهش خطرات و بهبود مدیریت ریسک: با ادغام سیستم‌های مدیریت کیفیت، ایمنی و بهداشت و محیط زیست، سازمانها می‌توانند رویکرد جامعی به مدیریت ریسک اتخاذ کنند که تمامی جنبه‌های عملکرد سازمان را پوشش دهد.
5- ارتقای تصویر سازمان: استقرار سیستم مدیریت یکپارچه نشان‌دهنده تعهد سازمان به کیفیت، حفاظت از محیط زیست، و ایمنی و بهداشت کارکنان است که می‌تواند بهبود تصویر سازمان در نزد مشتریان، شرکا و سایر ذی‌نفعان را به دنبال داشته باشد.
چالش های پیاده سازی مربوط به اخذ گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
1- پیچیدگی اجرایی: پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت یکپارچه به دلیل نیاز به هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان و تلفیق فرآیندها و رویه‌های متفاوت می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
2- مقاومت در برابر تغییر: برخی از کارکنان و مدیران ممکن است در برابر تغییرات ناشی از پیاده‌سازی IMS مقاومت کنند. تغییر فرهنگ سازمانی و جلب حمایت همه جانبه کارکنان برای موفقیت این سیستم حیاتی است.
3- نیاز به منابع بیشتر: هرچند IMS می‌تواند در بلندمدت به صرفه‌جویی منابع کمک کند، اما در مراحل اولیه پیاده‌سازی، ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری قابل توجهی در زمینه آموزش، مشاوره و فناوری وجود داشته باشد.
رایج ترین استانداردهای ایزو مربوط به صدور گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) معمولاً از چندین استاندارد مدیریتی تشکیل شده که به‌صورت هماهنگ و یکپارچه در سازمان پیاده‌سازی می‌شوند. این استانداردها می‌توانند بسته به نیاز سازمان متفاوت باشند، اما رایج‌ترین استانداردهایی که در IMS استفاده می‌شوند عبارتند از:
1- سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001) :
هدف: تضمین کیفیت محصولات و خدمات سازمان با تمرکز بر رضایت مشتری و بهبود مستمر.
کاربرد: این استاندارد چارچوبی برای مدیریت فرآیندها ارائه می‌دهد که به تولید محصولات و خدمات با کیفیت بالا منجر می‌شود.
2- سیستم مدیریت زیست‌محیطی (ISO 14001) :
هدف: بهبود عملکرد زیست‌محیطی سازمان و کاهش تأثیرات منفی آن بر محیط زیست.
کاربرد: سازمانها با استفاده از این استاندارد می‌توانند فرآیندهای خود را به گونه‌ای مدیریت کنند که از منابع طبیعی بهینه استفاده کنند و آلودگی‌ها را کاهش دهند.
3- سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (ISO 45001) :
هدف: حفظ و ارتقای ایمنی و بهداشت شغلی کارکنان و کاهش خطرات مرتبط با محیط کار.
کاربرد: این استاندارد به سازمانها کمک می‌کند که از طریق شناسایی و ارزیابی خطرات شغلی، محیط کاری ایمن‌تری فراهم کنند.
4- سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISO 27001) :
هدف: محافظت از اطلاعات سازمان در برابر تهدیدات امنیتی و جلوگیری از نشت اطلاعات حساس.
کاربرد: این استاندارد چارچوبی برای مدیریت امنیت اطلاعات ارائه می‌دهد که شامل کنترل‌های امنیتی برای حفاظت از داده‌ها و اطلاعات حساس است.
5- سیستم مدیریت انرژی (ISO 50001) :
هدف: بهینه‌سازی مصرف انرژی در سازمان و کاهش هزینهها و اثرات زیست‌محیطی ناشی از مصرف انرژی.
کاربرد: این استاندارد به سازمانها کمک می‌کند که از طریق تحلیل و بهینه‌سازی مصرف انرژی، بهرهوری انرژی را افزایش داده و اثرات زیست‌محیطی ناشی از مصرف انرژی را کاهش دهند.
6- سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی (ISO 22000) :
هدف: اطمینان از ایمنی مواد غذایی در زنجیره تأمین مواد غذایی.
کاربرد: این استاندارد برای سازمان‌هایی که در زنجیره تأمین مواد غذایی فعالیت می‌کنند مناسب است و به آنها کمک می‌کند تا خطرات ایمنی مواد غذایی را مدیریت کنند.
سازمان ها و شرکتهای متقاضی دریافت گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) و همچنین گواهینامه های ایزو می توانند با کارشناسان فنی مرکز مشاوره ایزوگت در تماس بوده و از مشاوره رایگان کارشناسان این مرکز استفاده نمایند.
10 مرحله مهم پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه برای اخذ گواهینامه IMS چیست؟
پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) فرآیندی چند مرحله‌ای است که به دقت و برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارد. در این فرآیند، چندین سیستم مدیریت مانند کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت شغلی، امنیت اطلاعات و سایر استانداردها با هم ادغام می‌شوند تا سازمان به صورت هماهنگ و یکپارچه عمل کند. در ادامه، مراحل کلیدی پیاده‌سازی IMS توضیح داده می‌شود:
1- تحلیل نیازها و ارزیابی اولیه:
1-1 ) شناسایی استانداردهای مورد نیاز: ابتدا باید سازمان استانداردهای مدیریتی مورد نیاز خود را شناسایی کند. به عنوان مثال، اگر سازمان در حوزه تولید فعالیت می‌کند، ممکن است نیاز به سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001) و محیط زیست (ISO 14001) داشته باشد.
1-2 ) ارزیابی فرآیندهای موجود: سازمان باید فرآیندهای مدیریتی موجود خود را ارزیابی کند تا بتواند نحوه ادغام آنها را با یکدیگر تعیین کند. همچنین باید بررسی کند که آیا استانداردهای موجود به صورت مستقل پیاده‌سازی شده‌اند یا خیر.
2- تدوین استراتژی و برنامه‌ریزی
2-1 ) تعیین اهداف و چشم‌انداز IMS : مدیریت سازمان باید اهداف و چشم‌انداز مشخصی برای IMS تعیین کند که شامل بهبود کیفیت، کاهش هزینهها، بهینه‌سازی منابع، و بهبود ایمنی و محیط زیست باشد.
2-2 ) تدوین برنامه زمان‌بندی: برنامه‌ای دقیق با توجه به منابع و زمان مورد نیاز برای پیاده‌سازی IMS تدوین می‌شود. این برنامه باید به وضوح زمان‌بندی هر مرحله از فرآیند پیاده‌سازی را مشخص کند.
3- تعیین ساختار سازمانی و تخصیص مسئولیت‌ها
3-1 ) تعیین تیم پروژه: برای پیاده‌سازی IMS، باید یک تیم پروژه متشکل از مدیران کلیدی و کارشناسان حوزه‌های مختلف تشکیل شود. این تیم مسئولیت پیگیری و اجرای فرآیندهای پیاده‌سازی را بر عهده خواهد داشت.
3-2 ) تعریف مسئولیت‌ها و وظایف: وظایف و مسئولیت‌های هر بخش از سازمان در فرآیند پیاده‌سازی IMS به طور دقیق تعیین می‌شود. این امر شامل تعیین مسئولیت‌های مربوط به مدیریت کیفیت، محیط زیست، ایمنی و سایر حوزه‌ها است.
4- آموزش کارکنان
4-1 ) آموزش در مورد استانداردها: کارکنان باید با اصول و الزامات استانداردهای مدیریتی مورد استفاده در IMS آشنا شوند. این آموزش‌ها شامل مفاهیم کلیدی استانداردها، نحوه اجرای فرآیندها و اهداف IMS است.
4-2 ) آموزش در مورد فرآیندهای یکپارچه: کارکنان همچنین باید درک دقیقی از فرآیندهای یکپارچه‌شده داشته باشند و بدانند چگونه سیستم‌های مدیریتی مختلف در IMS به یکدیگر مرتبط می‌شوند.
5- طراحی و مستندسازی فرآیندها
5-1 ) طراحی فرآیندهای یکپارچه: فرآیندهای سازمان باید به گونه‌ای طراحی شوند که نیازهای تمامی استانداردهای مدیریتی را پوشش دهند. این فرآیندها باید ساده و کارآمد باشند تا از تکرار کارها و تضاد بین سیستم‌ها جلوگیری شود.
5-2 ) مستندسازی رویه‌ها و دستورالعمل‌ها: تمامی رویه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط به IMS باید به صورت دقیق مستندسازی شوند. این مستندات به عنوان مرجع برای تمامی کارکنان سازمان و جهت ممیزی داخلی و خارجی مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
6- پیاده‌سازی فرآیندها
6-1 ) اجرای فرآیندهای یکپارچه: فرآیندهای طراحی شده باید در سراسر سازمان اجرا شوند. در این مرحله، اجرای رویه‌ها و دستورالعمل‌های جدید و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها آغاز می‌شود.
6-2 ) نظارت و پایش: در طول فرآیند پیاده‌سازی، باید نظارت دقیقی بر عملکرد سیستم‌ها و فرآیندها انجام شود تا اطمینان حاصل شود که همه چیز به درستی پیش می‌رود.
7- ممیزی داخلی
7-1 ) ممیزی‌های دوره‌ای: برای اطمینان از اینکه IMS به درستی پیاده‌سازی شده و به اهداف تعیین شده دست می‌یابد، ممیزی‌های داخلی باید به صورت دوره‌ای انجام شوند. ممیزی‌های داخلی به شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود کمک می‌کنند.
7-2 ) ارزیابی انطباق با استانداردها: ممیزی‌ها باید بر اساس الزامات استانداردهای مختلف مانند ISO 9001، ISO 14001، و سایر استانداردها انجام شوند تا مطابقت فرآیندها با این استانداردها ارزیابی شود.
8- اصلاحات و بهبود مستمر
8-1 ) شناسایی مشکلات و اعمال اصلاحات: در صورت شناسایی مشکلات یا نقاط ضعف در طول ممیزی یا اجرای فرآیندها، سازمان باید به سرعت اقدام به اصلاحات کند.
8-2 ) بهبود مستمر : IMS باید به صورت مستمر بهبود یابد تا کارایی و اثربخشی آن افزایش یابد. این بهبودها ممکن است شامل به‌روزرسانی فرآیندها، تغییر رویه‌ها یا اعمال تغییرات در مستندسازی باشد.
9- ممیزی خارجی و دریافت گواهینامه
9-1 ) آمادگی برای ممیزی خارجی: پس از اتمام پیاده‌سازی IMS و انجام ممیزی‌های داخلی، سازمان می‌تواند برای ممیزی خارجی آماده شود. این ممیزی توسط یک مرجع مستقل انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که سازمان الزامات استانداردهای مختلف را رعایت کرده است.
9-2 ) دریافت گواهینامه: در صورت موفقیت در ممیزی خارجی، سازمان گواهینامه‌های مرتبط با استانداردهای پیاده‌سازی شده را دریافت می‌کند. این گواهینامه‌ها تأییدیه‌ای برای انطباق سازمان با الزامات IMS است.
10- حفظ و نگهداری IMS
10-1 ) پایش و بازنگری مداوم: پس از پیاده‌سازی و دریافت گواهینامه، سازمان باید سیستم مدیریت یکپارچه خود را به صورت مداوم پایش و بازنگری کند تا از کارایی و تطابق آن با استانداردها اطمینان حاصل شود.
10-2 ) تعهد به بهبود مستمر : IMS نیاز به تعهد مدیریت به بهبود مستمر دارد تا با تغییرات محیطی، قانونی و تجاری سازگار شود و کارایی سیستم حفظ گردد.
10-2 ) تعهد به بهبود مستمر : IMS نیاز به تعهد مدیریت به بهبود مستمر دارد تا با تغییرات محیطی، قانونی و تجاری سازگار شود و کارایی سیستم حفظ گردد.
سازمان ها و شرکتهای متقاضی دریافت گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) و همچنین گواهینامه های ایزو می توانند از طریق WhatsApp نیز با ما در تماس باشیند.
نتیجه گیری:
سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) یک ابزار قدرتمند برای بهبود عملکرد سازمان و کاهش پیچیدگی‌های مدیریتی است. با پیاده‌سازی IMS، سازمانها می‌توانند از مزایای مهمی مانند کاهش هزینهها، بهبود بهرهوری، و مطابقت بهتر با الزامات قانونی بهره‌مند شوند. با این حال، برای موفقیت در این مسیر، سازمانها باید بر چالش‌های اجرایی و فرهنگی غلبه کنند و با برنامه‌ریزی دقیق و پشتیبانی مناسب از کارکنان، به پیاده‌سازی این سیستم جامع بپردازند.
سوالات متداول:
1- تعریف سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
سیستم مدیریت یکپارچه (Integrated Management System) که به اختصار IMS گفته می شود، یک رویکرد جامع برای مدیریت فرآیندهای سازمانی است. سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به معنای ادغام چندین سیستم مدیریت، به گونه‌ای است که هم‌افزایی بین این سیستم‌ها ایجاد شود. این سیستم به جای اینکه سازمان مجبور باشد استانداردهای مدیریتی مختلف را به صورت جداگانه پیاده‌سازی و مدیریت کند، با ادغام آنها در یک سیستم مشترک، بهرهوری و کارایی بیشتری را فراهم می‌آورد.
این سیستم‌ها معمولاً شامل مدیریت کیفیت، مدیریت محیط زیست و مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی هستند، اما می‌توانند سایر استانداردها و سیستم‌ها مانند مدیریت انرژی یا امنیت اطلاعات را نیز شامل شوند.
2- مزایای اخذ گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
کاهش هزینهها
بهبود بهرهوری
بهبود مطابقت با الزامات قانونی و استانداردها
کاهش خطرات و بهبود مدیریت ریسک
ارتقای تصویر سازمان
