در دنیای امروزی که سازمان‌ها با محیطی پیچیده، قوانین متغیر و الزامات حقوقی مختلف روبرو هستند، حفظ تطبیق‌پذیری (Compliance) به یک الزام حیاتی تبدیل شده است. یکی از ابزارهای کلیدی برای تضمین تطبیق‌پذیری در سازمان‌ها، استاندارد ایزو 37301 است. این استاندارد بین‌المللی که در سال 2021 توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) منتشر شده، به طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت تطبیق‌پذیری کمک می‌کند.
ایزو 37301 چیست؟
ایزو 37301 یک استاندارد بین‌المللی برای ایجاد، پیاده‌سازی، نگهداری و بهبود مستمر سامانه مدیریت تطبیق‌پذیری (CMS) در سازمان‌هاست. این استاندارد الزامات و راهنمایی‌هایی را ارائه می‌دهد که سازمان‌ها بتوانند از رعایت قوانین، مقررات، استانداردها، کدهای اخلاقی و تعهدات قراردادی خود اطمینان حاصل کنند.
اهداف ایزو 37301
ایزو 37301 با اهداف زیر تدوین شده است:
- ایجاد فرهنگ تطبیق‌پذیری در سازمان
- کاهش ریسک‌های قانونی، مالی و اعتباری ناشی از عدم رعایت قوانین
- افزایش شفافیت و مسئولیت‌پذیری در تصمیم‌گیری
- بهبود اعتبار سازمان در نزد ذینفعان داخلی و خارجی
- کمک به جلوگیری از فساد، تخلفات و سوء مدیریت
ساختار ایزو 37301
این استاندارد بر پایه ساختار سطح بالای ISO (High-Level Structure یا HLS) طراحی شده که مشابه سایر استانداردهای مدیریتی مانند ISO 9001 و ISO 14001 است. ساختار ایزو 37301 شامل بخش‌های زیر است:
- دامنه (Scope)
- مراجع استاندارد (Normative References)
- اصطلاحات و تعاریف (Terms and Definitions)
- زمینه سازمان (Context of the Organization)
- رهبری (Leadership)
- برنامه‌ریزی (Planning)
- پشتیبانی (Support)
- عملیات (Operation)
- ارزیابی عملکرد (Performance Evaluation)
- بهبود (Improvement)
اصول کلیدی در ISO 37301
در قلب ایزو 37301، مجموعه‌ای از اصول راهبردی برای مدیریت تطبیق‌پذیری قرار دارد:
1. تعهد رهبری
موفقیت سیستم مدیریت تطبیق‌پذیری به میزان تعهد و حمایت رهبری سازمان وابسته است. مدیران ارشد باید الگوی رعایت قوانین باشند.
2. فرهنگ سازمانی
ایجاد فرهنگ تطبیق‌پذیری نیازمند مشارکت همه کارکنان و نهادینه‌سازی ارزش‌های اخلاقی است.
3. ارزیابی ریسک‌ها
شناسایی، تحلیل و مدیریت ریسک‌های مرتبط با تطبیق‌پذیری از اجزای کلیدی استاندارد است.
4. پایش و بهبود مستمر
سازمان‌ها باید عملکرد سامانه تطبیق‌پذیری خود را پایش کنند و در جهت بهبود مستمر گام بردارند.
مزایای پیاده‌سازی ایزو 37301
اجرای این استاندارد در سازمان‌ها مزایای متعددی دارد، از جمله:
- پیشگیری از جرائم سازمانی مانند رشوه، تقلب، پولشویی
- تقویت اعتماد ذینفعان و بهبود شهرت سازمان
- تسهیل در همکاری با نهادهای دولتی و بین‌المللی
- بهبود تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و تحلیل ریسک
- افزایش کارایی فرآیندهای سازمانی از طریق ساختارمند شدن فعالیت‌ها
تفاوت استاندارد ایزو 37301 با سایر استانداردهای مشابه
در گذشته استانداردهایی مانند ISO 19600 برای مدیریت تطبیق‌پذیری مورد استفاده قرار می‌گرفت. با این حال، ایزو 37301 جایگزین ایزو 19600 شده است و برخلاف آن، دارای ماهیت “الزام‌آور” است. در حالی که ISO 19600 صرفاً راهنما بود، ISO 37301 شامل الزامات قابل ممیزی است و امکان گواهینامه رسمی را فراهم می‌کند.
پیاده‌سازی ایزو 37301 در سازمان‌ها
برای اجرای موفق این استاندارد، سازمان‌ها باید اقدامات زیر را در نظر بگیرند:
- تحلیل وضعیت موجود: شناسایی گپ‌ها بین وضعیت فعلی و الزامات ایزو 37301
- آموزش و توانمندسازی منابع انسانی
- تدوین سیاست‌ها، فرآیندها و رویه‌های لازم
- ایجاد سامانه گزارش‌دهی و مدیریت شکایات
- پایش و ارزیابی مستمر عملکرد تطبیق‌پذیری
نتیجه‌گیری
ایزو 37301 ابزاری نوین و اثربخش برای سازمان‌هایی است که در پی استقرار یک سیستم قوی و قابل اعتماد برای رعایت قوانین و اصول اخلاقی هستند. این استاندارد، علاوه بر کاهش خطرات قانونی و اعتباری، می‌تواند سازمان‌ها را در مسیر پایداری، شفافیت و پاسخگویی سوق دهد.
با توجه به اهمیت روزافزون تطبیق‌پذیری در فضای رقابتی و جهانی امروز، اتخاذ و پیاده‌سازی ایزو 37301 می‌تواند یک مزیت استراتژیک برای هر سازمان باشد.
خلاصه مدیریتی استاندارد ISO 37301: سیستم مدیریت تطبیق‌پذیری
ایزو 37301 یک استاندارد بین‌المللی است که چارچوبی ساختارمند برای طراحی، پیاده‌سازی و بهبود سیستم مدیریت تطبیق‌پذیری (Compliance Management System – CMS) در سازمان‌ها ارائه می‌دهد. این استاندارد در سال 2021 توسط سازمان ISO منتشر شده و جایگزین استاندارد راهنمای ISO 19600 شده است، با این تفاوت که الزامات آن قابل ممیزی و صدور گواهینامه رسمی هستند.
هدف ایزو 37301، کمک به سازمان‌ها برای رعایت قوانین، مقررات، کدهای اخلاقی و تعهدات قراردادی است. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با کاهش ریسک‌های حقوقی، مالی، اعتباری و عملیاتی، سطح مسئولیت‌پذیری و شفافیت را ارتقاء دهند و از بروز فساد، تقلب و تخلفات جلوگیری کنند.
ایزو 37301 بر پایه اصولی مانند تعهد رهبری، ارزیابی ریسک، فرهنگ سازمانی و بهبود مستمر بنا شده و ساختاری مشابه با سایر استانداردهای مدیریتی (مانند ایزو 9001) دارد، که اجرای آن را در کنار سایر سیستم‌ها تسهیل می‌کند.
مزایای کلیدی پیاده‌سازی این استاندارد شامل:
- پیشگیری از جرائم سازمانی و تقویت شفافیت
- افزایش اعتماد ذینفعان و ارتقاء اعتبار برند
- تسهیل همکاری با نهادهای نظارتی و بین‌المللی
- تقویت ساختار حاکمیتی و پاسخگویی مدیریتی
این استاندارد به‌ویژه برای سازمان‌هایی که با ریسک‌های بالای حقوقی و نظارتی مواجه هستند یا در حوزه‌هایی مانند خدمات مالی، سلامت، انرژی و دولتی فعالیت می‌کنند، بسیار حیاتی و استراتژیک است.
توصیه می‌شود مدیریت ارشد سازمان با حمایت قاطع از پیاده‌سازی ایزو 37301، آن را به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری بلندمدت در راستای پایداری و اعتمادسازی در نظر بگیرد.
جهت اخذ انواع گواهینامه های ایزو معتبر و هچنین گواهی نامه های ملی می توانید از طریق WhatsApp با ما ارتباط بگیرید و از مشاوره رایگان متخصصین مرکز مشاوره و اطلاع رسانی ایزوگت بهرمند شوید.
