MIS مخفف عبارت Management Information Systems به معنای سیستم های اطلاعات مدیریت است. هدف اصلی این سیستم‌ها جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و تحلیل داده‌ها برای تولید اطلاعاتی کاربردی جهت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی است.
در حقیقت، سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) ترکیبی از سخت‌افزار و نرم‌افزارهایی هستند که برای پشتیبانی از تصمیمات مهم تجاری در یک سازمان طراحی شده‌اند. شاید برای شما هم این پرسش مطرح باشد که هدف MIS چیست؟
پاسخ این است: سیستم‌های اطلاعات مدیریت ابزاری هستند برای سازماندهی داده‌ها و تبدیل آنها به اطلاعات معنادار، که می‌تواند در سطوح مختلف مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد. در کنار MIS، سیستم‌های دیگری مانند سیستم‌های پشتیبانی تصمیم (DSS) نیز وجود دارند که با ارائه تحلیل‌های دقیق‌تر، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را تسهیل می‌کنند.
در این مقاله، تیم فنی ما قصد دارد شما را با کلیات استاندارد MIS، انواع سیستم‌های اطلاعات مدیریت، و نحوه دریافت گواهینامه MIS آشنا کند. با ما همراه باشید.
تاریخچه سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS)
در ابتدای پیدایش، بخش MIS معادل با تمام فناوری اطلاعات سازمان بود. از دهه ۱۹۶۰ تا اوایل دهه ۱۹۸۰، مشاغل و دانشگاه‌های بازرگانی از اصطلاح MIS به جای IT استفاده می‌کردند.
در آن دوران، سیستم‌های اطلاعاتی بیشتر با هدف پشتیبانی از مدیرعامل (CEO) و مدیر مالی (CFO) در انجام فعالیت‌های کلیدی نظیر ثبت سفارشات، حسابداری و بودجه‌بندی توسعه می‌یافتند. برنامه‌های کاربردی سازمانی به شکل امروزی وجود نداشت و برنامه‌نویسان مجبور بودند کدهای مورد نیاز را مستقیماً بر روی پردازنده‌های مرکزی (Mainframe) بنویسند.
اهمیت این سیستم‌ها بسیار بالا بود؛ به گونه‌ای که اگر یک سازمان مجبور به بازگشت به فرآیندهای دستی مانند حسابداری سنتی می‌شد، احتمال شکست آن بسیار بالا می‌رفت. در آن زمان، CFO مسئولیت مستقیم نظارت بر بخش MIS را بر عهده داشت تا اطمینان حاصل کند که نیازهای واحدهای مالی توسط تیم توسعه‌دهنده برآورده می‌شود.
با ورود رایانه‌های شخصی در دهه ۱۹۸۰ و گسترش نرم‌افزارهایی مانند صفحات گسترده (Spreadsheet)، تحولی اساسی در دنیای محاسبات رخ داد. استفاده شخصی از فناوری اطلاعات باعث شد فرآیندهای کسب‌وکار به سطح کاربری گسترده‌تری منتقل شود و دیگر صرفاً در اختیار مدیران ارشد نباشد.
در این مقطع، بخش MIS نیاز داشت تا خدمات خود را به طیف وسیع‌تری از کاربران ارائه کند و علاوه بر نرم‌افزارهای داخلی، برنامه‌های خارجی را نیز در سازمان مستقر نماید. به همین دلیل، عنوان این بخش از MIS به IS (Information Systems) تغییر یافت تا دامنه جدید مسئولیت‌های آن را بهتر نشان دهد.
با این تغییر، بخش سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) به یکی از زیرمجموعه‌های کلیدی در ساختار بزرگ‌تر سیستم‌های اطلاعاتی (IS) تبدیل شد.
سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) چگونه کار می‌کنند؟
سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)، علاوه بر آنکه به‌عنوان یکی از بخش‌های کلیدی در سازمان‌ها شناخته می‌شوند، به نرم‌افزارهایی نیز اطلاق می‌شود که وظیفه ذخیره‌سازی، سازماندهی و تحلیل اطلاعات را بر عهده دارند. این سیستم‌ها برای ردیابی فروش، مدیریت موجودی، کنترل تجهیزات و سایر اطلاعات تجاری حیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در گذشته، MIS عمدتاً بر روی رایانه‌های بزرگ (Mainframe) اجرا می‌شد. اما با پیشرفت فناوری، این سیستم‌ها به سمت معماری‌های کلاینت-سرور حرکت کردند و امروزه در بسیاری از سازمان‌ها بر بستر ابر یا ابرهای هیبریدی مستقر شده‌اند.
انواع سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)
چهار نوع اصلی از MIS وجود دارد:
- سیستم پردازش تراکنش‌ها (TPS)
این سیستم‌ها برای پردازش معاملات روزمره کسب‌وکار به کار می‌روند؛ مانند پردازش حقوق و دستمزد، سفارش‌های خرید، عملیات تجارت الکترونیک و صورتحساب‌ها. - سیستم‌های پشتیبانی مدیریت (MSS)
این سیستم‌ها داده‌ها را ذخیره و سازماندهی می‌کنند و به کاربران امکان می‌دهند گزارش‌ها و تحلیل‌های لازم برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری تجاری را تولید کنند. نمونه‌ای از این نوع سیستم‌ها، انبار داده‌ها است. - سیستم‌های پشتیبانی تصمیم (DSS)
این نوع سیستم‌ها داده‌های کسب‌وکار را تحلیل می‌کنند تا مدیران را در فرآیند تصمیم‌گیری یاری دهند. به عنوان مثال، یک DSS می‌تواند پیش‌بینی درآمد حاصل از عرضه یک محصول جدید را انجام دهد. - سیستم‌های خبره (Expert Systems)
با بهره‌گیری از هوش مصنوعی (AI)، این سیستم‌ها دانش تخصصی انسان را در یک حوزه خاص شبیه‌سازی کرده و به مدیران مشاوره و بینش ارائه می‌دهند.
مقایسه MIS با مدیریت فناوری اطلاعات (IT)
در دهه ۱۹۹۰، با ظهور برنامه‌های کاربردی سازمانی، مأموریت بخش IS (سیستم‌های اطلاعاتی) تغییر کرد. سازمان‌ها با ترکیب برنامه‌های داخلی و خارجی توانستند خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند و مزیت رقابتی به دست آورند.
این برنامه‌ها، علاوه بر پردازش‌های سنتی مانند ثبت سفارش، حسابداری و بودجه‌بندی، حوزه‌های جدیدی همچون:
- برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)،
- مدیریت زنجیره تأمین (SCM)،
- اتوماسیون نیروی فروش (SFA)
را نیز در بر گرفتند.
در این دوره، نقش IS از یک نهاد کنترل‌کننده مرکزی به یک مدیر استراتژیک برای هدایت فناوری‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری زیرساختی تغییر یافت. به همین دلیل، نام این بخش به فناوری اطلاعات (IT) تغییر پیدا کرد و MIS به بخشی کوچک‌تر از مجموعه بزرگ‌تر IT تبدیل شد.
کاربردهای امروزی MIS
امروزه، اصطلاح MIS طیف گسترده‌ای از حوزه‌ها را در بر می‌گیرد که از جمله مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سیستم‌های پشتیبانی تصمیم؛
- نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی و مدیریتی؛
- مدیریت پروژه‌ها؛
- سیستم‌های بازیابی و نگهداری پایگاه‌های داده.
با وجود این که مرز بین MIS و مدیریت فناوری اطلاعات (IT Management) در طول زمان کم‌رنگ شده است، MIS همچنان مسئول سیستم‌هایی است که برای بقای کسب‌وکار حیاتی هستند؛ مانند سامانه‌های حسابداری و ثبت سفارش.
مدیریت ارشد باید اهمیت این سیستم‌ها را در تحقق اهداف مالی سازمان به خوبی درک کند. در بسیاری از سازمان‌ها، MIS مسئول نگهداری از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای قدیمی است که توسط توسعه‌دهندگانی ساخته شده‌اند که اکنون بازنشسته شده‌اند و ممکن است مستندات دقیقی از آنها در دست نباشد.
به همین دلیل، ارتقا یا مدرن‌سازی این سیستم‌ها نیازمند دقت و درک بالای ریسک‌های موجود است. اهمیت متخصصانی که با این سیستم‌ها آشنایی دارند همچنان بالاست، حتی اگر بخش MIS دیگر مانند گذشته مورد توجه مستقیم قرار نگیرد.
اهمیت سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)
سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)، چه به عنوان یک بخش سازمانی و چه به عنوان یک سیستم نرم‌افزاری، نقش بسیار مهمی در ارتقاء مزیت رقابتی شرکت‌ها ایفا می‌کنند. داده‌های جمع‌آوری شده و مدیریت شده توسط MIS به مدیران این امکان را می‌دهد که تصمیمات دقیق‌تر و بهتری در زمینه‌هایی مانند فروش، تولید، تخصیص منابع و سایر حوزه‌های کلیدی اتخاذ کنند.
بخش MIS و نرم‌افزارهای مرتبط با آن به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهره‌وری را افزایش داده و به کارکنان اجازه دهند تا زمان بیشتری را به فعالیت‌های ارزش‌آفرین اختصاص دهند.
نقش‌های کلیدی بخش MIS در سازمان
بخش سیستم‌های اطلاعات مدیریت مسئولیت ارائه خدمات حیاتی زیر را بر عهده دارد:
- حاکمیت فناوری اطلاعات:
این شامل ایجاد، مدیریت و اجرای سیاست‌ها و کنترل‌های لازم برای استفاده ایمن و مسئولانه از سیستم‌های محاسباتی است. بخش MIS تعیین می‌کند که کارکنان چگونه و تحت چه شرایطی می‌توانند به فناوری‌ها و زیرساخت‌های شبکه سازمان دسترسی داشته باشند و همچنین مسئول امنیت IT و اجرای کدهای رفتاری استفاده از رایانه‌ها است. - مدیریت زیرساخت:
شامل پشتیبانی از تجهیزات فناوری مانند تلفن‌ها، رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ‌ها، سرورها، نرم‌افزارهای کاربردی و خدمات ابری است. بخش MIS خدمات پشتیبانی داخلی را برای کارکنان ارائه داده و در رفع اشکالات زیرساختی نقش ایفا می‌کند. - مدیریت داده:
این بخش مسئول تهیه، نگهداری و تأمین امنیت سیستم‌هایی است که به کارکنان امکان دسترسی و به‌روزرسانی داده‌های حیاتی کسب‌وکار را می‌دهد و از در دسترس بودن و یکپارچگی اطلاعات اطمینان حاصل می‌کند.
مشاغل مرتبط با سیستم‌های اطلاعات مدیریت
شرح وظایف در حوزه سیستم‌های اطلاعات مدیریت ترکیبی از مسئولیت‌های فنی و مالی است. برخی از نقش‌ها و وظایف کلیدی عبارتند از:
- مدیریت شبکه و سیستم‌های کامپیوتری؛
- تحلیل سیستم‌های کسب‌وکار؛
- یکپارچه‌سازی داده‌ها؛
- آماده‌سازی برای ممیزی و انطباق با استانداردها؛
- توسعه مهارت‌های نرم ارتباطی برای همکاری مؤثر با واحدهای مختلف سازمان.
متخصصان این حوزه همچنین ممکن است مسئول ارزیابی و انتخاب نرم‌افزارهای تجاری برای کمک به تحقق اهداف فروش، بازاریابی و سایر حوزه‌های استراتژیک سازمان باشند. در این راستا، آنها باید برنامه‌های کاربردی را در کل چرخه عمرشان مدیریت و پشتیبانی کنند.
مدارک موردنیاز:
اغلب مشاغل MIS به مدرک در زمینه علوم کامپیوتر، مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی یا رشته‌های مرتبط نیاز دارند. توانایی مدیریت فروشندگان IT، عیب‌یابی سیستم‌ها و ردیابی شاخص‌های موفقیت برنامه‌های نرم‌افزاری نیز از مهارت‌های ضروری این حوزه است. همچنین، تجربه یا تحصیلات در زمینه مالی و اقتصادی می‌تواند یک امتیاز مهم محسوب شود.
آیا MIS یک استاندارد تدوین شده توسط سازمان ISO است؟
خیر، استاندارد MIS توسط سازمان بین‌المللی ISO تدوین نشده است و در نتیجه یک استاندارد رسمی ISO محسوب نمی‌شود. برخلاف تصور برخی متقاضیان، استاندارد MIS توسط انجمن CFO (Chief Financial Officers) تدوین و منتشر شده است، نه توسط کمیته‌های فنی سازمان ISO.
در ایران، نهادهای صدور گواهینامه ایزو (CBها) گواهینامه MIS را به صورت نان-اکریدیت (Non-Accredited) صادر می‌کنند.
مرجع صدور گواهینامه MIS در ایران کیست؟
در ایران، گواهینامه MIS توسط CBهایی که معمولاً در زمینه صدور گواهینامه‌های ایزو فعالیت می‌کنند صادر می‌شود. این گواهینامه‌ها به صورت نان-اکریدیت صادر می‌شوند، به این معنا که صدور این گواهینامه‌ها تحت نظارت مستقیم یک نهاد اعتباردهی معتبر انجام نمی‌شود.
با توجه به اینکه تاکنون مرجع رسمی برای حسابرسی و صدور گواهینامه MIS در کشور تعریف نشده است، CBها به درخواست مشتریان این گواهینامه را صادر می‌کنند.
اخذ انواع گواهینامه های ملی و بین المللی با ایزوگت. تلفن تماس: 46135223-021
