چارت سازمانی چیست؟
چگونه چارت سازمانی بسازید؟
برای تهیه چارت سازمانی فقط کافی است گروه های کاری خود را شناسایی کنید و شرح وظایف هر یک را بدانید.
مهم نیست سازمان شما چند پرسنل دارد، دانستن اینکه هریک از پرسنل چه شرح وظایفی دارند و کجا کار می کنند می تواند به تمامی کارکنان کمک کند تا وظایف خود را بهتر انجام دهند. تهیه چارت سازمانی به همه کمک می کند تا نحوه ساختار کسب و خود را آگاه باشند.
سازمان ها با تهیه نمودار سازمانی می توانند منابع انسانی خود را مشخص کنند و شرح وظایف هریک را با رسم نمودار تعیین کنند.
چارت سازمانی چیست؟
به احتمال زیاد، قبلاً چارت سازمانی دیده اید. نمودارهای سازمانی که چارت سازمانی یا ارگانوگرام نیز نامیده می شوند، دارای جعبه ها، اشکال یا عکس هایی هستند که افراد و موقعیت ها را نشان می دهند. آنها همچنین می توانند شامل اطلاعات تماس، پیوندهای صفحه، نمادها و تصاویر باشند.
هنگامی که با خطوط متصل می شوند، این جعبه ها نموداری را تشکیل می دهند که ساختار داخلی یک سازمان را به تصویر می کشد. این نشان می دهد که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد، بخش ها در کجا قرار دارند و چگونه بخش ها به هم متصل می شوند.
هدف از تهیه چارت سازمانی چیست؟
نمودارهای سازمانی می تواند به استخدام کنندگان یا متقاضیان کار جدید کمک کند تا با کمک به آنها در قرار دادن نام ها و چهره ها در نقش ها و مسئولیت ها، به سرعت یک شرکت را بشناسند. حتی کارمندان قدیمی، بخش های منابع انسانی و صاحبان مشاغل می توانند از داشتن نمودار سازمانی در نوک انگشتان خود بهره مند شوند.
این چیزی است که چارت سازمانی نشان می دهد:
- نشان دادن ساختار و سلسله مراتب داخلی
- به کارمندان کمک می کند تا متوجه باشند باید به چه کسی گزارش دهند یا در صورت بروز مشکل باید به چه کسی مراجعه کنند
- نقش ها و مسئولیت های هر کارمند را مشخص می کند
- اطلاعات و مشخصات تماس کارکنان را حفظ می کند
- اطلاعات پرسنل دقیقی به مدیریت می دهد
یک چارت سازمانی نمی تواند برای تمامی مشاغل مناسب باشد. در زیر انواع چارت سازمانی برای مشاغل مختلف همانند شرکت های مشاوره، پیمانکاری، بازرگانی و غیره مکتوب شده است.
چند نوع چارت سازمانی وجود دارد؟
نوع نمودار سازمانی که استفاده می کنید به مخاطبان، سازمان شما و آنچه می خواهید منتقل کنید بستگی دارد. شما ممکن است فقط به یک نمونه چارت برای کل شرکت خود یا چند نمونه برای چندین مخاطب یا بخش مختلف نیاز داشته باشید. در حالی که هر نوع چارت سازمانی را می توان اصلاح و ویرایش کرد، اکثر شرکت ها از نمودارهای سازمانی استفاده می کنند که در یکی از این چهار دسته قرار می گیرند:
- سلسله مراتب عملکردی از بالا به پایین
نمودار سلسله مراتبی که برای نشان دادن یک ساختار تجاری سنتی ایده آل است، با مدیریت در بالا شروع می شود، سپس به بخش ها یا واحدهای مختلفی تقسیم می شود. در هر بخش، مدیریت ارشد، مدیران میانی، کارمندان ارشد، پرسنل سطح متوسط و کارکنان پایین تر را فهرست می‌کنید. در پایان، نمودار سلسله مراتبی مانند یک هرم به نظر می رسد که هر بخش به سمت مدیر عامل می رود.
توجه: نمودارهای سازمانی سلسله مراتبی معمولاً به راحتی قابل درک هستند. اما هنگامی که چندین لایه در زنجیره فرمان وجود دارد، دانستن اینکه با چه کسی و چه زمانی باید ارتباط برقرار کرد، ممکن است دشوار به نظر برسد، به خصوص اگر مشکلی وجود داشته باشد یا اگر کسی ایده جدیدی داشته باشد.
- نمودار سازمانی بخش
اگر شرکت شما در خطوط تولید یا مناطق جغرافیایی سازماندهی شده باشد، این فرم یک انتخاب مطمئن است. اگر آنها مستقل از یکدیگر باشند، نمودار سازمانی تقسیمی نیز راهی عالی برای انعکاس واضح آن است. مانند نمودار سلسله مراتبی سازمانی، نمودار تقسیمی با رئیس یا مدیر عامل شروع می شود، اما به جای تقسیم به بخش هایی با منابع مشترک، به خطوط کسب و کار (LOB) تقسیم می شود. این نمودار بخش‌های هر LOB، مانند منابع انسانی، حسابداری، حقوقی و بازاریابی و افراد یا موقعیت های درون آن بخش‌ها را پوشش می‌دهد.
توجه: از آنجایی که سازمان هایی مانند این اغلب دارای بخش‌های اضافی در هر بخش هستند، یک ساختار تقسیمی می‌تواند منجر به نفخ کارکنان و هزینه های سربار غیرضروری شود.
- چارت سازمانی ماتریسی
این نوع چارت معمولاً برای شرکت هایی با تیم ها یا اعضای تیمی که بیش از یک مدیر دارند اعمال می شود. به عنوان مثال، در یک روزنامه، یک خبرنگار ممکن است یک اخبار محلی را پوشش دهد، به این معنی که آنها دو مدیر خواهند داشت. یک نفر خبرنگار که اخبار را پوشش می دهد و یک نفر سردبیر که اخبار را قبل از انتشار تایید می کند.
توجه: هنگامی که اعضای تیم در بخش های مختلف کار می کنند، سازمان ها معمولاً می توانند راه های خلاقانه تری برای حل مشکلات پیدا کنند. این باعث ایجاد فضای همکاری بیشتر می شود. با این حال، زمانی که تیم ها یا اعضای تیم بیش از یک سرپرست داشته باشند، می تواند سردرگمی و درگیری را افزایش دهد.
- نمودار سازمانی مسطح
نمودارهای سازمانی مسطح یا “افقی” که تقریباً منحصراً توسط مشاغل کوچک استفاده می شود معمولاً دو سطح دارند: واحد پشتیبانی و واحد اداری. در چارت، خطوط توپر زنجیره اصلی فرمان را نشان می‌دهند و خطوط نقطه‌دار خطوط ثانویه اختیار را نشان می‌دهند. بر روی کاغذ، شرکت هایی با ساختار سازمانی مسطح ممکن است شبیه به یک آتش نشانی کوچک به نظر برسند، با یک رئیس، سه ناخدا و چندین آتش نشان که زیر نظر کاپیتان ها کار می کنند. یا ممکن است یک سرپرست یا رئیس بخش با تعداد انگشت شماری از کارمندان باشد که گزارش مستقیم او هستند.
توجه: در یک ساختار مسطح، سرپرستان و تیم های آنها اغلب روابط نزدیکی دارند و در تصمیم گیری سهیم هستند. معمولاً کارکنان نسبت به سایر ساختارهای سازمانی مسئولیت و استقلال بیشتری دارند. این بدان معنی است که ایجاد اعتماد بسیار مهم است و کار تیمی نیز مهم است. اما از آنجایی که ماتریس بسیار فشرده است، اگر تضادهایی بین کارمندان وجود داشته باشد، به دلیل این واقعیت ساده که تیم بسیار کوچک است، می توان آنها را بیشتر نمود.
چرا باید چارت سازمانی تهیه کنیم؟
چارت سازمانی می تواند فرآیندکاری در سازمان شما را هدف مند و مشخص کند. شما برای دریافت گواهینامه ایزو و اجرای کامل مستندات ایزو نیاز به تهیه چارت سازمانی دارید. یکی از عدم انطباق هایی که عموماً حسابرسان از سازمان ها دریافت می کنند، مشخص نبودن چارت سازمانی یا ناقص بودن نمودار سازمانی است.
بنابراین شرکت ها برای اخذ گواهینامه ایزو و اجرای کامل الزامات سیستم مدیریت کیفیت به چارت سازمانی نیاز دارند.
شما می توانید چارت سازمانی را توسط Word، PowerPoint، Excel یا Visio تکمیل نمایید.
