چرا از روش کانبان برای مدیریت پروژه استفاده می کنند؟
چرا از روش کانبان برای مدیریت پروژه استفاده می کنند؟. تابلوهای کانبان به دلیل مزایای زیادی که ارائه می دهد محبوبیت زیادی پیدا کرده است. اگر تعجب می‌کنید که چرا بسیاری از تیم‌ها از کانبان برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، در اینجا 9 دلیل وجود دارد که چرا شرکت‌ها در سراسر صنایع عاشق کانبان هستند.
روش کانبان یک استراتژی مدیریت گردش کار ناب است که از تیم های توسعه نرم افزار چابک و توسعه دهنده برای پشتیبانی از تحویل مداوم سرچشمه می گیرد. با این حال، این سیستم همه کاره است و رویکرد kanban می تواند برای مدیریت روزانه پروژه و بهبود فرآیند در عمل در هر چیزی مورد استفاده قرار گیرد.
سیستم کانبان وسیله ای برای طراحی، مدیریت و بهبود سیستم های جریان برای کار دانش است. این روش همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با گردش کار موجود خود شروع کنند و تغییرات تکاملی را هدایت کنند. آنها می توانند این کار را با تجسم جریان کار خود، محدود کردن کار در حال پیشرفت (WIP) و توقف شروع و شروع به پایان انجام دهند.
روش کانبان نام خود را از استفاده از کانبان – مکانیسم های سیگنال دهی بصری برای کنترل کار در حال انجام برای محصولات کاری ناملموس گرفته است.
کانبان چیست؟
نام کانبان از کلمه ژاپنی گرفته شده است که به معنای واقعی کلمه به معنای “کارت” یا “بیلبورد” است. تابلوی کانبان در اصل از حرکت کارت های فیزیکی در خط تولید تویوتا پدید آمد.
همانطور که یک خودرو در مسیر تولید حرکت می کرد، کارت کانبان نماینده آن از کارگری به کارگر دیگر منتقل می شد و شروع هر کار جدید را نشان می داد. این به مدیران کمک کرد تا گلوگاه‌های تولید را تجسم کنند و با تخصیص مجدد نیروی کار، گردش کار را بهینه کنند تا خودروها به آرامی در مسیر حرکت قرار گیرند.
این استراتژی بصری به اصول کانبان امروزی تبدیل شد که از یک تابلو برای ردیابی وضعیت هر کار و اینکه به کدام یک از اعضای تیم اختصاص داده شده است استفاده می‌کند. به همین ترتیب، تخته‌های کانبان به تیم‌ها کمک می‌کنند تا با اختصاص زمان، استعداد و منابع مناسب برای پیشبرد پروژه‌ها، تنگناهای خود را برطرف کنند. آنها همچنین به افراد کمک می کنند تا وظایف و مراحل تکمیل پروژه را پیگیری کنند.
چرا از روش کانبان برای مدیریت پروژه استفاده می کنند؟
تابلوهای کانبان به دلیل مزایای زیادی که ارائه می دهد محبوبیت زیادی پیدا کرده است. اگر تعجب می‌کنید که چرا بسیاری از تیم‌ها از کانبان برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، در اینجا 9 دلیل وجود دارد که چرا از روش کانبان برای مدیریت پروژه استفاده می کنند.
1. به تجسم گردش کار کمک می کند
یکی از مزایای اصلی استفاده از سیستم برد کانبان در استراتژی مدیریت پروژه مبتنی بر فهرست، روشی است که به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهد تا در یک نگاه متوجه شوند که هر کار در چه مرحله‌ای قرار دارد، تا بتوانند پیشرفت آن را در زمان واقعی پیگیری کنند. اعضای تیم و مدیران بر اساس رنگ کارت، مکان روی تخته و سایر نشانه‌های بصری می‌توانند وضعیت یک کار را بگویند.
برخی از سیستم‌های کانبان مبتنی بر ابر حتی امکان اتصال آیتم‌های کارت مرتبط را نیز فراهم می‌کنند، بنابراین تیم‌های پروژه می‌توانند ببینند که چگونه یک کار به یک ابتکار در سطح بالاتر کمک می‌کند. این امر تعیین تنگناها را آسان می‌کند و تأیید می‌کند که همه چیز همانطور که باید پیش می‌رود، بنابراین تیم kanban عقب نمی‌ماند.
2. شفافیت را افزایش می دهد
در بسیاری از تیم‌ها و بخش‌ها، یک کارگر ممکن است نداند که شخصی که در اتاق کناری او قرار دارد چه می‌کند. در چارچوب kanban اینطور نیست: گردش کار بصری شفافیت را در کل حجم کاری تیم پروژه بهبود می بخشد، بنابراین هم رهبر تیم و هم همکاران همکار می توانند ببینند که چه کاری در هر زمان مشخص به چه کسی محول شده است.
این امر مسئولیت پذیری فردی را تشویق می کند و تضمین می کند که هیچ چیز از بین نمی رود زیرا همه فکر می کنند شخص دیگری آنها را انجام می دهد. در عوض، اعضای تیم دقیقاً می‌دانند که همه در هر زمان روی چه وظیفه‌ای کار می‌کنند.
3. کار بیش از حد کارکنان را کاهش می دهد
بدون شفافیت، واگذاری تصادفی پروژه های زیادی به یک کارمند بسیار آسان است. از طرف دیگر، استفاده ناکافی از سایر کارمندان آسان است، به آنها کار کمتری نسبت به توانشان داده می شود و در نتیجه توزیع نابرابر حجم کار در تیم ایجاد می شود.
به دلیل ماهیت بصری سیستم کانبان، هیئت مدیره بار کاری هر فرد را فوراً آشکار می کند، بنابراین رهبران تیم می توانند وظایف را به طور مساوی تقسیم کنند تا مطمئن شوند هیچ کس بیش از حد کار نمی کند.
4. همکاری را بهبود می بخشد
مدیران پروژه که به دنبال بهبود همکاری تیمی و خراب کردن سیلوها هستند، باید روش کانبان را حتما امتحان کنند. از آنجایی که اعضای تیم با استفاده از تخته کانبان می توانند به راحتی ببینند که افراد دیگر روی چه چیزهایی کار می کنند، این آنها را تشویق می کند تا بازخورد بدهند، ایده ارائه دهند و در غیر این صورت با همکاران خود همکاری کنند.
به همین دلیل است که بسیاری از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که در طول یک اسکرام روزانه یا چک‌این هفتگی، برای ارتقای همکاری در حال حاضر، از صفحه کانبان عبور کنند.
5. تمرکز را بهبود می بخشد و حواس پرتی را کاهش می دهد
چندوظیفه ای ممکن است محبوب باشد، اما در واقع نشان داده شده است که نسبت به کار کردن روی یک کار در یک زمان کمتر موثر و سازنده است. با سیستم کانبان، کارمندان تا زمانی که پروژه فعلی خود را کامل نکنند، نمی‌توانند روی یک مورد کاری دیگر پیشرفت کنند.
این رویکرد تکلیفی کارمندان را تشویق می‌کند تا به جای جهش بین پروژه‌های متعدد، روی کار در حال انجام تمرکز کنند، که توجه آنها را تقسیم می‌کند و تمرکز آنها را از بین می‌برد.
6. می توان آن را با روش های دیگر ترکیب کرد
بر خلاف برخی دیگر از استراتژی‌های مدیریت کار، تابلوهای کانبان همه کاره هستند و می‌توانند با بسیاری از روش‌های دیگر ترکیب شوند. دو مورد از محبوب‌ترین آنها متدولوژی چابک و برنامه‌نویسی افراطی (XP) هستند، اما روش‌های دیگری نیز وجود دارد.
ترکیب روش کانبان با یک استراتژی مدیریت دیگر، مدیریت پروژه را افزایش می دهد و اطمینان حاصل می کند که رهبران پروژه می توانند چیزها را دقیقاً مطابق با فرآیندهای تیم خود تنظیم کنند.
7. انعطاف پذیری و تطبیق پذیری زیادی را ارائه می دهد
در حالی که بردهای kanban واقعاً در جامعه توسعه نرم‌افزار مطرح شدند، اما به اندازه کافی همه کاره هستند تا فراتر از تیم‌های نرم‌افزاری مورد استفاده قرار گیرند. سایر تیم ها مانند بازاریابی، منابع انسانی (HR) و حتی امور مالی می توانند از استفاده از تابلوهای کانبان برای مدیریت پروژه های خود بهره مند شوند. Kanban همچنین به جای پایبندی به ضرب‌الاجل‌های سفت و سخت، روی فرآیند تمرکز می‌کند، بنابراین تیم‌ها نیازی به پایبندی به تقویم خاصی ندارند.
8. زمان و کار تلف شده را کاهش می دهد
تابلوهای کانبان از متدولوژی مدیریت ناب سرچشمه می گیرند، که تماماً در مورد حذف کارهای بیهوده است، و چه کسی نمی خواهد کمتر این کار را انجام دهد؟ در نتیجه، کانبان به حذف زمان تلف شده کمک می کند زیرا کارها به آرامی از یک مرحله یا شخص به مرحله دیگر بدون تأخیر حرکت می کنند.
این امر آن را از سایر استراتژی‌های مدیریت پروژه متمایز می‌کند، جایی که وظایف اغلب در یک صف قرار می‌گیرند در حالی که سایر کارها تکمیل می‌شوند، که منجر به انباشته کاری غیر ضروری می‌شود.
9. باعث افزایش بهره وری و کارایی می شود
در نتیجه تمام مزایای دیگر آن، تابلوهای کانبان به افزایش بهره وری و کارایی تیم کمک می کند و به آنها کمک می کند تا کار بیشتری را با زمان و تلاش کمتر انجام دهند. مدیران پروژه که به دنبال انجام کارهای بیشتر بدون کار بیش از حد هستند، قطعاً باید روش کانبان (1) را امتحان کنند.
پرسش های متداول
چرا از روش کانبان برای مدیریت پروژه استفاده می کنند؟
1. به تجسم گردش کار کمک می کند
2. شفافیت را افزایش می دهد
3. کار بیش از حد کارکنان را کاهش می دهد
4. همکاری را بهبود می بخشد
5. تمرکز را بهبود می بخشد و حواس پرتی را کاهش می دهد
6. می توان آن را با روش های دیگر ترکیب کرد
7. انعطاف پذیری و تطبیق پذیری زیادی را ارائه می دهد
8. زمان و کار تلف شده را کاهش می دهد
9. باعث افزایش بهره وری و کارایی می شود
